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Instrucciones de separación

INSTRUCCIONES PARA LA COMPRA DE UN INMUEBLE

Estimado(a) Cliente(a):

A través de este documento nos permitimos detallar en el proceso y documentos requeridos para la correcta apertura del encargo fiduciario, así como presentar algunos puntos clave que serán de vital importancia durante el proceso de adquisición de un inmueble con nosotros.

I.

LA SEPARACIÓN

 

Luego de los acercamientos con nuestro equipo de ventas, cuando haya tomado la importante decisión de adquirir un inmueble en específico, el primer paso es hacer la separación. La separación permite congelar el precio y la forma de pago acordada con el asesor comercial por un periodo de quince (15) días calendario, así como retirar temporalmente el inmueble en cuestión del inventario disponible. Es el acto que, a nuestros ojos, sin perjuicio de los trámites posteriores, formaliza el acuerdo de las condiciones de la compra.

Normalmente solicitamos el pago de una suma de dinero de COP 5.000.000.oo, valor que demuestra un interés genuino por parte del cliente.

Teniendo en cuenta que al momento de separar un inmueble no se ha realizado aún el proceso de apertura del Encargo Fiduciario (más adelante detallaremos este concepto) a nombre del comprador, los recursos se recibirán directamente por la Constructora, bien sea mediante cheque o consignación en cuenta corriente. La Constructora emitirá un recibo de caja por la suma recibida a título de separación. Una vez abierto el encargo fiduciario, los recursos serán trasladados a esa cuenta de la Fiduciaria.

La cuenta bancaria de la Constructora prevista para recibir recursos provenientes de las separaciones es la siguiente:

Cuenta Corriente # 699-704087-45 

BANCOLOMBIA

A KORN ARQUITECTOS SAS

NIT 900.117.010-2

 

Una vez realizada la separación, si fuere una consignación, agradecemos remitir el comprobante al correo [email protected] con el fin de generar oportunamente el correspondiente recibo de caja que respalda la transacción.

II.

SUSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINITIVOS

 

Partiendo de las condiciones del negocio acordadas entre las partes al momento de la separación, estas acordarán la fecha y hora conveniente que permita diligenciar y firmar los distintos documentos asociados a la inversión en cuestión (los “Documentos Definitivos”). Previamente a la firma de los Documento Definitivos, el comprador deberá decidir a nombre de quién (persona natural o jurídica) desea que se firmen los contratos, y, por tanto, quién figurará en el Encargo Fiduciario.  Los documentos que se suscriben en esta etapa son los siguientes:

  1. Formulario de vinculación a la fiducia

 

Por una parte, el interesado deberá diligenciar un formulario de vinculación, documento que exige la Fiduciaria, donde se demuestra que el comprador tiene la capacidad económica de adquirir el inmueble. Dicho documento también le permite a la entidad Fiduciaria filtrar los recursos que se recibirán con el fin de evitar dineros mal habidos o ilegales.

Según la naturaleza de la personería (natural o jurídica) del comprador, se debe proveer a la Constructora con la siguiente relación de información, a más tardar el día de la suscripción de los Documentos Definitivos, la cual es indispensable para poder suscribir la formulación de vinculación a la Fiduciaria.

Persona Natural:

  1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía con firma y huella en original.
  2. Declaración de renta; o
  3. Extractos bancarios de los tres últimos meses; o
  4. Certificación laboral donde se informe el cargo, tiempo de servicio, tipo de contrato, y salario, con fecha de expedición no superior a un mes; o
  5. Certificado de ingresos y retenciones, con fotocopia de la tarjeta profesional del Contador
  6. Rut

 

 

Persona Jurídica:

  1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal con firma y huella en original
  2. Declaración de renta
  3. Balances generales
  4. Estado de resultados
  5. Composición accionaria (que demuestre hasta la última persona natural), con fotocopia de la tarjeta profesional del Contador
  6. Rut
  7. Certificado de existencia y representación legal
  1. El encargo fiduciario

El segundo documento que se firma es el contrato de Encargo Fiduciario propiamente dicho, documento que, con ocasión a la apertura de la cuenta en la Fiduciaria, debe detallar las condiciones del negocio: qué apartamento se compró, a qué precio, en qué proyecto, bajo qué condiciones, etc.

A continuación, se hace un esfuerzo por esclarecer la importancia del Encargo Fiduciario.

En el momento de suscribir los contratos, el comprador no suscribe documentos directamente con la Constructora. La relación comprador-constructor siempre será intermediada por una Fiduciaria, la cual vela por el buen manejo de los recursos del inversionista. La Constructora, en etapas previas a la comercialización del proyecto, debió haber suscrito con la Fiduciaria un contrato matriz que regula los aspectos generales del negocio: las condiciones de la relación con los dueños del lote –si la hubiere-, el tipo de proyecto, la estructura de financiación del mismo, etc. De dicho contrato matriz se desprenderá un contrato individual que suscribirá cada inversionista con la Fiduciaria, documento que regulará las condiciones particulares e individuales de cada comprador. Si bien en el Encargo Fiduciario se detallan las cláusulas, nos permitimos resaltar algunos aspectos importantes:

  1. Los recursos serán recibidos por la Fiduciaria y no por el Constructor. La Fiduciaria cumple la labor de custodiar los dineros, y por tanto, en etapa de preventa no puede entregarlos por ningún motivo el Constructor. Tras alcanzar el Punto de Equilibrio económico y jurídico, y dar inicio al proceso constructivo, la Fiduciaria administrará dichos recursos para garantizar que los mismos sean invertidos correcta y exclusivamente en el proyecto, sin excepción.
  2. Si la venta se realizó en las etapas tempranas del proyecto –preventa-, el contrato contempla la devolución total de los recursos al inversionista en caso que el proyecto no logre alcanzar, en un plazo definido, el Punto de Equilibrio.
  3. Se detalla muy claramente cuál es el inmueble adquirido, la forma de pago, el parqueadero y depósito –si hubiere-, los datos del comprador, etc.

Desde un punto de vista práctico, la firma del Encargo Fiduciario conlleva a la apertura de una cuenta exclusiva para dicho apartamento. Dicha cuenta, cuyas características son similares a las de una cuenta de ahorros (NO es una cuenta de ahorros), será el vehículo mediante el cual el comprador consignará los recursos en la Fiduciaria para delegar en ella la administración.

III.

APERTURA DEL ENCARGO Y OBSERVACIONES

 

Una vez recibidos los recursos de la separación y suscritos los Documentos Definitivos, la Constructora procederá a radicarlos en la Fiduciaria para dar inicio al trámite de apertura del Encargo Fiduciario individual. En el proceso de análisis de los Documentos Definitivos por parte de la Fiduciaria, esta entidad podrá hacer observaciones de carácter jurídico que deberán ser resueltas por el comprador con apoyo de la Constructora. En casos extraordinarios, la Fiduciaria podrá requerir documentos adicionales, corrección de firmas, poderes, etc.

Tras un periodo de 10 días hábiles aproximadamente, la Fiduciaria informará que el Encargo Fiduciario se abrió correctamente. En otras palabras, el comprador ya cuenta con el contrato legalizado y suscrito así como con la cuenta para depositar los recursos. El comprador recibirá una notificación formal cuando esto suceda.

IV.

DEPÓSITOS

 

Con la apertura del Encargo Fiduciario surge una cuenta a la cual depositar los recursos de la compra, por tanto, el comprador deberá iniciar y cumplir con el plan de pagos descrito en los Documentos Definitivos. Dependiendo con cuál entidad Fiduciaria se trabaje, las condiciones para consignar pueden variar, no obstante, suelen ser similares a las siguientes:

  1. Cada Encargo tendrá un código especifico. Normalmente, el número de Encargo corresponde con el número de cuenta.
  2. La Fiduciaria no podrá recibir pagos en tarjeta de crédito, giros desde el exterior, y demás medios diferentes a una consignación en cheque, efectivo o transferencia.
  3. Para consignar en efectivo, bastará con ir al banco de referencia (lo provee la Fiduciaria), indicar el nombre del proyecto, el número de encargo, el número de apartamento y el monto a consignar.
  4. Para consignar en cheque, se deberá girar a nombre del titular del Encargo Fiduciario (no hay problema si es un cheque de gerencia con cruce restrictivo). Una vez girado, se deberá endosar con la siguiente información: nombre del titular, cédula/Nit, nombre del proyecto, número de apartamento, número de Encargo Fiduciario. Posterior al endoso, se deberá depositar en el banco de referencia o, como alternativa, podrá traerse a las oficinas de la Constructora.
  5. El inversionista recibirá informes periódicos de la Fiduciaria donde se detalla el estado de cuenta.

Existen compradores que tienen circunstancias especiales que impiden proceder con el proceso de depósito regular. Citamos algunas de estas situaciones, con las respectivas propuestas para solucionar la restricción que estipula la Fiduciaria.

  1. Inversión Extranjera

 

Si el cliente vive en el exterior o cuenta con los recursos por fuera de Colombia, se deberán monetizar para ser consignados en el Encargo Fiduciario. Lastimosamente, las Fiduciarias no intervienen en el proceso. Si fuere el caso, el inversionista podrá realizar un giro internacional desde su cuenta en el exterior a la cuenta corriente de la Constructora citada anteriormente, y será la Constructora la encargada de monetizar los recursos a través del Banco de la República. La Constructora se encargará de negociar la tasa y diligenciar los formularios (No 4 o No 5 del Banco de la República, según corresponda), con el fin de recibir en moneda local el dinero. Una vez recibido, será la Constructora la encargada de realizar la transferencia y consignación al Encargo Fiduciario.

  1. Tarjeta Débito o Crédito

 

En caso que el cliente desee cancelar con tarjeta de crédito algunas cuotas (de montos que no sean tan elevados) o incluso el dinero de la separación, en las oficinas de la Constructora podrá realizarlo. Una vez la Constructora perciba estos recursos en su cuenta bancaria, procederá a transferirlos al Encargo Fiduciario Individual.

  1. Cuenta AFC o similar

 

En caso que el comprador cuente con recursos en una cuenta AFC, suele requerir una promesa de compraventa con el fin de liberarlos (en algunos casos no). Es importante aclarar que las promesas de compraventa sólo se suscriben una vez el proyecto alcance el Punto de Equilibrio. La Constructora suscribirá la promesa en el tiempo previsto por el cliente para que este logre disponer de dichos recursos oportunamente.

  1. Aclaración

 

Es importante aclarar que para los tres casos anteriores (inversión extranjera, pago con tarjeta o cuenta AFC) u otros que se puedan presentar, la Constructora no asumirá ningún costo financiero asociado con la transacción propiamente dicha. La diferencia en tasa de cambio, el gravamen a los movimientos financieros (4×1000), las comisiones bancarias, y demás costos asociados serán cargados al comprador.

V.

CRÉDITO HIPOTECARIO O LEASING

De acuerdo a la estructura financiera tradicional de una venta sobre planos, es común que el inversionista requiera de un Crédito Hipotecario o Crédito Leasing para pagar el saldo del inmueble contra la entrega. Si bien la Constructora tiene un alcance limitado en estos trámites, es recomendable que el comprador sea muy diligente en el proceso, consecución y desembolso de dichos créditos. En Colombia, el proceso de obtención de este tipo de financiación puede ser largo y desgastante, y es muy común que inmuebles terminados listos para escriturar dilaten su entrega debido a atrasos en los desembolsos por parte de los bancos.

VI.

VARIOS

Durante el proceso de varios meses, incluso años, de adquirir un inmueble, el cliente puede requerir hacer cambios en algunos aspectos relacionados con su compra. Presentamos los más comunes.

  1. Cambios en el diseño y/o acabados

 

La Constructora ofrece la posibilidad de modificar algunos aspectos en el diseño y acabados de los apartamentos. Dentro de la negociación del inmueble, debe quedar estipulado cuál es el alcance de los acabados que se incluye en el precio y qué modificaciones se considerarán obras adicionales, con cargo al cliente. Como obras adicionales se entiende cualquier modificación al estándar –generalmente de acabados- ofrecido por la Constructora que acarree un sobrecosto. La Constructora está dispuesta a realizar dichas modificaciones siempre que se realice una liquidación de los sobrecostos, los cuales deben ser asumidos por el comprador. Es importante aclarar que la Constructora no financia las obras adicionales, por ello, deberán ser canceladas al momento de ejecutarse o mediante abonos anticipados.

Si bien la Constructora ofrece una política flexible en cuanto a modificaciones de diseño y acabados, llegará el momento en que el avance de obra impedirá hacer posteriores cambios. El cliente deberá dejar constancia de la aprobación del plano definitivo una vez se inicie construcción con el fin de evitar malos entendidos. De igual manera sucederá con los acabados, simplemente que en este caso se cuenta con un plazo mayor. Cualquier modificación posterior al momento en que el avance de la obra impida realizarlas sin incurrir en demoras o sobrecostos, será evaluada para analizar si es o no viable. En caso de ser viable, el comprador deberá asumir tanto los costos estrechamente relacionados con la modificación, como aquellos que pudieran derivarse de aquello. El caso más común que ilustra esta situación es una modificación dela distribución interior de un apartamento luego de haber levantado parcialmente los muros. En este evento, si bien la Constructora pondrá todo su empeño en satisfacer al cliente, este último debe considerar que, ya de por sí, la modificación supone un atraso en la obra.

  1. Modificaciones al contrato – otrosíes

 

Existen varias razones que conllevan a la necesidad de realizar modificaciones al contrato de Encargo Fiduciario. La Constructora, con el ánimo de favorecer y apoyar al inversionista, estará siempre dispuesta a realizar dichas modificaciones bajo dos premisas: (i) que las modificaciones no vallan en detrimento de la Constructora y (ii) que el inversionista asuma los costos –si hubiere- de dichas modificaciones.

  1. Reventas

 

Cuando se adquiere un inmueble sobre planos, especialmente cuando el proyecto se encuentra en etapas tempranas, puede ocurrir que el cliente prefiera no continuar (por cualquier motivo) con la compra en el camino. De ahí se derivaría la necesidad de revender el inmueble adquirido –aún sobre planos- a un tercero. Retomando la misma filosofía que en el punto anterior, la Constructora tiene una política muy favorable para el cliente en el entendido que, en la mayoría de los casos, y siempre que se cumpla una serie de condiciones, permitirá la cesión del contrato de Encargo Fiduciario a otra persona. Las condiciones principales para que la Constructora avale la cesión son las siguientes: (i) el primer comprador será el encargado de conseguir el nuevo cliente, (ii) el nuevo comprador deberá vincularse a la Fiduciaria conforme a las condiciones de esta última, (iii) las condiciones del negocio (precio, forma de pago, etc) deberán mantenerse o mejorarse, más nunca empeorar, (iv) si la cesión acarrea costos asociados, es el inversionista quien debe asumirlos.

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